Wenn Sie in einem Unternehmen für die Veranstaltungsplanung verantwortlich sind, dann lastet oftmals eine große Verantwortung auf Ihren Schultern. Vor allem dann, wenn Sie noch nicht viel Erfahrung in diesem Bereich haben. Gerade bei der Veranstaltungslocation kann es schnell zu Problemen kommen. Damit Sie diese Probleme effektiv umschiffen und stets die passende Location für eine Veranstaltung finden, gibt es einige Punkte zu beachten.
So finden Sie die optimale Location für Ihre Veranstaltung
DIE BEDEUTUNG DER PASSENDEN LOCATION
Der Veranstaltungsort ist einer der wichtigsten Faktoren bei einem Event. Denn dieser muss optimal gewählt werden um allen Anforderungen gerecht zu werden. Schließlich müssen Sie nicht nur auf das Wohl der Gäste und Besucher achten, sondern auch das Thema der Veranstaltung treffen, müssen die Zahl der Gäste berücksichtigen und auch die Außenwirkung der gesamten Veranstaltung im Auge behalten. Aus diesem Grund sollte der Veranstaltungsort nicht nur mit viel Bedacht gewählt werden, sondern die Suche nach der passenden Veranstaltungslocation hat auch oberste Priorität bei der Planung. Schließlich müssen Sie auch damit rechnen, dass beliebte oder hochwertige Locations bereits langfristig und frühzeitig ausgebucht sein können. Je länger Ihre Vorlaufzeit bei der Suche nach der passenden Location für die Veranstaltung ist, umso besser.
DIE LOCATION MUSS ZUM ANLASS, ZUR ZIELGRUPPE UND ZUR PERSONENZAHL PASSEN
Bei der Suche nach einer optimalen Veranstaltungslocation sollten Sie zunächst einmal die zu erwartende Personenzahl kennen. Eine zu kleine Location für die Veranstaltung ist ebenso wenig tragbar wie eine viel zu überdimensionierte Veranstaltungslocation. So würde sich zum Beispiel ein Kindertheater für 200 Personen in der Staatsoper verlieren. Der nächste Punkt betrifft vor allem das eigentliche Event. Denn das Thema des Events, also sein Inhalt, muss im Idealfall optimal zum Veranstaltungsort passen. Eine coole Cocktail-Lounge ist ebenso nicht der passende Ort für eine Beamerpräsentation. Abhängig von der Art der Veranstaltung, von der Zielgruppe und der gewünschten Außenwirkung sollte also der Veranstaltungsort der Wahl gefunden werden.
FALSCHE LOCATION – GROSSE AUSWIRKUNG
Wenn Sie sich für eine falsche Location für Ihre Veranstaltung entscheiden, kann es schnell zu Problemen kommen. Ein zu kleiner Veranstaltungsort beispielsweise sorgt für Gedränge, ist von den sanitären Einrichtungen nicht auf die Zahl der Gäste eingerichtet und verfügt in der Regel auch nicht über ausreichend Parkmöglichkeiten. Bei einer zu überdimensionierten Veranstaltungslocation hingegen fühlen sich die Gäste oftmals verloren, die Inhalte der Veranstaltung rücken aus dem Fokus und es wird für Sie besonders schwer die Organisation des Events sicherzustellen. Auch unpassende Locations können die Stimmung nachhaltig trüben. Während für eine Messe ein großer Saal in einem Gewerbegebiet durchaus in Ordnung sein kann, sieht dies bei einer Feier für das Firmenjubiläum ganz anders aus. Versetzen Sie sich bei der Planung immer in die Gäste hinein und überprüfen Sie, ob der Veranstaltungsort dem Erwartungshorizont gerecht werden kann.
DIE PASSENDE VERANSTALTUNGSLOCATION FINDEN
Für die meisten Planer ist Google der erste Anlaufpunkt. Hier können Sie sich direkt über verschiedene Möglichkeiten in der gewünschten Region informieren und sich somit ein erstes Bild von der Lage der Locations und von deren Größe machen. Auch die Auslastung der Veranstaltungsorte kann in der Regel schnell erfasst werden. Wenn nur einmalig eine Veranstaltungslocation gefunden werden muss, dann genügt dies in der Regel. Wenn Sie jedoch regelmäßig mit der Planung von Events und Veranstaltungen in Ihrem Unternehmen herangezogen werden, sollten Sie sich umfassender informieren und tiefer in die Materie eintauchen. Dann haben Sie im Idealfall eine Location für jede Veranstaltung in der Hinterhand und können bei Bedarf schnell einen passenden Veranstaltungsort organisieren.
FACHLICHE INFORMATIONEN ALS BASIS
Der Begriff für diese Form der Organisation von Events lautet MICE (Meetings Incentives Conventions Events). Wenn Sie eine gute Location für eine Veranstaltung suchen, können Sie über die entsprechenden Webseiten oder auch die Fachzeitschriften zu diesem Thema schnell fündig werden. Bekannte Webplattformen in diesem Bereich sind unter dem Suchbegriff Convention Bureau und der gesuchten Stadt, wie z.B. Convention Bureau Villach oder Kärnten, sehr leicht zu finden. Hier haben Sie eine erste Anlaufstelle, um eine Location für Ihre Veranstaltung zu finden und zu organisieren.
Wenn Sie eher die gedruckte Variante bevorzugen, sollten Sie sich mit den passenden Fachzeitschriften eindecken und somit stets auf dem neuesten Stand bleiben. Die bekanntesten Zeitschriften im MICE-Segment sind in Österreich unter anderem:
- ACB MAGAZIN
- Messe & Event
- a3 Gastronomie Hotellerie Tourismus
- Hotel & Touristik
- traveller
All diese Zeitschriften haben unterschiedliche Schwerpunkte und werden in unterschiedlicher Regelmäßigkeit aufgelegt. Wenn Sie regelmäßig nach einer passenden Veranstaltungslocation suchen müssen, sollten Sie diese Zeitschriften in jedem Fall im Blick behalten. Sie erhalten viele wertvolle Tipps und Hinweise für die Planung von Events und für gute Locations in den unterschiedlichsten Ballungsräumen. So können Sie sich selber eine Datenbank mit den wichtigsten Informationen und Locations anlegen, auf welche Sie immer wieder zurückgreifen können, wenn Sie eine Location für eine Veranstaltung suchen.
MESSEN & CO FÜR DEN PERFEKTEN VERANSTALTUNGSORT
Wenn Sie sich umfassend mit dem Thema MICE befassen, sollten Sie auch die gängigsten Messen in diesem Bereich nicht außer Acht lassen. Hier können Sie nicht nur wertvolle Informationen finden und neue Veranstaltungsorte kennenlernen, sondern auch ein Netzwerk aus Ansprechpartnern herausbilden, welches Ihnen bei der Suche nach einer Veranstaltungslocation nützlich sein kann. In Österreich gibt es einige MICE-Messen, welche Sie sich nicht entgehen lassen sollten. Diese sind:
- Hotelbiz-Seminarbiz-Eventbiz (April / Mai)
- Tagungsmesse Graz (März / April)
- Tagungsmesse Wien (Oktober / November)
- Kongress: Convention4u (Juni)
Wenn Sie also frühzeitig planen können und eine Location für eine Veranstaltung suchen, sollten Sie diese Messen in jedem Fall besuchen. Die hohe Dichte an Fachkräften aus dem MICE-Bereich kann Ihnen bei der Suche nach einem passenden Veranstaltungsort von Nutzen sein und Ihnen die Arbeit deutlich erleichtern. So können Sie für jedes Event einen passenden Veranstaltungsort bzw. eine optimale Veranstaltungslocation schneller finden und mit mehr fachlichem Knowhow bewerten.
Wie Sie sehen ist die richtige Location für eine Veranstaltung von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie sich fachlich mit dem Thema auseinandersetzen und sich umfassend informieren und Zeitschriften, Webseiten und Messen nutzen, können Sie einen großen Teil der Planung mit deutlich weniger Aufwand und vor allem Stress betreiben.
Nicht nur der Veranstaltungsort spielt eine wichtige Rolle, sondern auch das Event-Marketing und das Veranstaltungsprogramm. Lesen Sie mehr dazu im Blogbeitrag "Die 7 häufisten Fehler bei der Planung einer Veranstaltung".