Die Budgetplanung für Veranstaltungen erscheint auf den ersten Blick einfach. Aber die Kosten der Veranstaltung setzen sich nicht nur aus der Miete für die Location, Technik und den Aufwendungen fürs Catering zusammen. Viele kleine Nebenausgaben summieren sich zu den tatsächlichen Kosten eines Kongresses, einer Tagung oder sonstigen Veranstaltung. Diese dürfen nicht aus den Augen verloren werden. Machen Sie es sich zum Ziel, alle Ausgaben, soweit als möglich, vertraglich festzulegen.
So schützen Sie sich vor bösen Überraschungen
DIE KOSTEN IHRER VERANSTALTUNG: KALKULATIONSVORAUSSETZUNGEN
Planungen von Veranstaltungen sind Erfahrungssache. In den meisten Fällen gehen Sie in Ihrer Organisationsarbeit von drei festen Größen aus:
- Sie wissen, um welche Art von Event es sich handeln soll,
- Sie haben eine ungefähre Vorstellung davon, wie viele Personen erscheinen werden und
- Sie kennen Ihr Budget.
Ausgehend von diesen drei Größen können Sie die Kosten der Veranstaltung kalkulieren.
DIE RICHTIGE LOCATION WÄHLEN
Der erste Schritt auf dem Weg zu einer erfolgreichen Eventplanung besteht darin, die richtige Location auszuwählen. Natürlich wollen Sie allen geladenen Gästen den bestmöglichen Rahmen für die Veranstaltung bieten. Vergleichen Sie dazu auch unseren Blogbeitrag
"So finden Sie die optimale Location für Ihre Veranstaltung".
Die Auswahl der Location orientiert sich an mehreren Kriterien: Neben dem Anlass, der Zielgruppe und Personenzahl ist auch das Budget, das Ihnen für die Kosten der Veranstaltung bewilligt worden ist, ein wesentlicher Faktor. Nehmen wir an, Sie sollen einer Fachtagung den richtigen Veranstaltungsrahmen geben. Wenn Sie als Ort die coolste Cocktail-Lounge der Stadt wählen, werden sich die Teilnehmer mit ihren Beamer-Präsentationen ein wenig deplatziert fühlen.
Gehen wir davon aus, dass Sie für Ihre Veranstaltung eine Location finden, die wie maßgeschneidert zu ihr passt. Die Miete liegt Ihrer Meinung nach auch im Rahmen, denn zusammen mit der Technik und dem Catering summiert sie sich genau zu den Kosten, für die Ihr Budget ausreicht. Aber wenn Sie den Mietvertrag jetzt unterschreiben, ist Ihr Etat für die Kosten des gesamten Firmenevents um einen großen Betrag geschrumpft. Und im Laufe der weiteren Planungen tauchen plötzlich Zusatzkosten auf, die Sie mit Ihren übrig gebliebenen Mitteln nicht abdecken können.
MENÜ ODER BUFFET?
Neben der Miete für die Location sind unterschiedliche Kosten für die Veranstaltung zu kalkulieren, abhängig von der Art von Event, welches Sie veranstalten wollen. Eine gelungene Tagung mit einem schlechten Essen hat es noch nicht gegeben. Die Finanzierung des leiblichen Wohls Ihrer Gäste ist ein zweiter wesentlicher Kostenfaktor Ihrer Veranstaltung. Stimmen Sie die Art des Essens - ob Menü oder Buffet - auf den Ablauf Ihres Events ab. Das Menü verspricht einen übersichtlichen zeitlichen Ablauf. Das Buffet macht Ihren Gästen eine Vielzahl kulinarischer Angebote. Sorgen Sie für Getränkevielfalt, damit für jeden etwas dabei ist (siehe auch Blogbeitrag
"Veranstaltungsverpflegung").
UNTERHALTUNG
Planen Sie z.B. eine Betriebsfeier, so müssen Sie auch auf Unterhaltung und Musik achten! Ihre Gäste haben sich gestärkt und sind nach dem zweiten Glas Sekt in beschwingter Stimmung. Jetzt braucht es jemanden, der diese Stimmung hält und anfeuert. Das kann auch ein ambitionierter Amateur aus Ihrem Betrieb sein, der abwechslungsreiche Musik auflegt oder ein paar Spiele konzipiert, die zu Ihrer Firma und den geladenen Gästen passen. Bei großen Feiern ist es ratsam, die Unterhaltung von Profis gestalten zu lassen. Auch dieser Part schlägt sich in den Kosten Ihrer Veranstaltung zu Buche. Und selbst wenn Sie den Ehrgeiz haben, alles aus eigenen Mitteln zu produzieren, entstehen Kosten. Schließlich wollen Sie sich Gehör und Aufmerksamkeit verschaffen. Sie benötigen eine Musikanlage, Mikrofone, Lichteffekte, vielleicht einen Beamer und eine Beamerleinwand. Nicht in allen Fällen ist das technische Zubehör im Mietpreis Ihrer Location enthalten. Um die Kosten Ihrer Veranstaltung nicht aus dem Ruder laufen zu lassen, müssen Sie diese Extras im Vorfeld vertraglich regeln.
TECHNIK
Dies führt uns auch schon zum nächsten Kostenpunkt. Nämlich der Technik. Ein Kongress ohne professioneller Veranstaltungstechnik bleibt ziemlich sicher negativ in Erinnerung. Egal ob Präsentationstechnik, Tonanlagen oder Beamer - insofern diese nicht in einer Pauschale enthalten sind, fallen auch hier Extrakosten an. Zusätzlich werden für eine fachmännische Betreuung auch eigene Veranstaltungstechniker benötigt, welche sich in den Personalkosten niederschlagen. Lesen Sie hierzu auch unseren Blogbeitrag
"Technische Anforderungen".
MOTTO-EVENT
Mottopartys sind in. Sie können das Leitthema Ihrer Veranstaltung der Jahreszeit entnehmen. Oder Sie spielen auf ein firmenspezifisches Thema an. Oder Sie verschmelzen Motto und Location miteinander. Auf jeden Fall werden zusätzliche Kosten auf Sie zukommen. Eine Mottoparty braucht Dekoration, eventuell auch ein Kontingent zusätzlicher Möbel und Accessoires, die Sie sich vom Anbieter der Location mieten können. Diese Extra-Kosten der Veranstaltung müssen in Ihr Budget integriert werden.
AUCH EINE TAGUNG GEHT INS GELD
Planen Sie eine Fachtagung, ein großes innerbetriebliches Seminar oder eine vergleichbare sachgerichtete Veranstaltung? Auch bei diesen Events kommen neben der Location-Miete zusätzliche Kosten für die Veranstaltung auf Sie zu. Sie benötigen ein funktionssicheres technisches Präsentationssystem. Sie wollen eventuell mit Bannern oder Flyern Ihr Unternehmen angemessen repräsentieren. Vielleicht holen Sie sich für Ihre Tagung Personal, beispielsweise externe Referenten oder einen Moderator. Sie sehen: Extra-Kosten fallen bei allen Veranstaltungsarten an. Am besten legen Sie mit Ihrer Location so viele fixe Posten wie möglich vertraglich fest, um vor bösen Überraschungen sicher zu sein.
GUTES PERSONAL SCHAFFT NIVEAU
UND AUCH UNTERKUNFT UND TRANSFER MÜSSEN KALKULIERT WERDEN
Apropos Personal - auch die Aufwendungen für einen geschulten Service fließen in die Kosten Ihrer Veranstaltung ein. Je nach Veranstaltungsart und -größe benötigen Sie Servierpersonal, Hostessen, die bereits erwähnten Techniker, Sanitär- und Sicherheitsdienst. Wenn Ihr Seminar, Ihre Tagung, Präsentation oder Betriebsfeier in einer außerhalb gelegenen Lokalität stattfindet oder Gäste aus anderen Städten/Ländern erwartet werden, kommen zu den Kosten Übernachtungen in nahe gelegenen Hotels hinzu. Auch der Transfer/Shuttleservice muss in die Kosten der Veranstaltung gerechnet werden. Viele Locations bieten für Veranstaltungsgäste komfortable Übernachtungsmöglichkeiten an. Oft können Sie sparen, wenn Sie die Unterbringung durch die Location organisieren lassen.
FAZIT
Die Kosten einer Veranstaltung setzen sich aus einer Vielzahl unterschiedlicher Posten zusammen. Wenn Sie die Veranstaltungsart, ihre Größe und Ihren Ablauf festgelegt haben, sollten Sie unbedingt eine Liste aller anfallenden Kosten für das geplante Event aufstellen. Es ist für Ihr Budget von Vorteil, wenn Sie eine Location wählen, die möglichst viele der neben Miete anfallenden Aufgaben organisieren kann. Machen Sie es sich zum Ziel, Festpreise für die einzelnen Leistungen zu verhandeln und diese vertraglich zu fixieren. Auf diese Weise haben Sie eine ziemlich genaue Vorstellung davon, wie hoch die Kosten Ihrer Veranstaltung werden. Profis in der Eventplanung empfehlen, für unvorhergesehene Ausgaben (und diese Überraschungen wird es immer geben) einen finanziellen Spielraum von fünf bis zehn Prozent des Gesamtbudgets einzuplanen.