7 häufige Planungsfehler

Ob Firmenjubiläum, Meeting, Kongress oder Tagung: große und kleine Veranstaltungen in Firmen werden in den meisten Fällen direkt von Mitarbeitern des Unternehmens geplant und organisiert. Oft kommt es aufgrund der mangelnden Erfahrung zu Pannen und Problemen. Wenn Sie mit der Planung eines solchen Events beauftragt werden, sollten Sie vor allem nachfolgende Fehler bei der Planung der Veranstaltung im Vorfeld vermeiden.
 

Diese Fehler gilt es bei der Veranstaltungsplanung zu vermeiden

FEHLER 1: ZU SPÄT MIT DER PLANUNG BEGINNEN

Veranstaltungen sollten so frühzeitig wie möglich geplant werden. Denn eine solche Planung erlaubt zum einen eine höhere Flexibilität und bietet zum anderen die größte Auswahl bei den verschiedenen relevanten Faktoren. Zumeist kristallisiert sich erst während der Planung heraus, welche Location für dieses spezielle Meeting / Kongress etc. besonders gut geeignet wäre. Je früher Sie anfangen zu planen, umso besser stehen die Chancen die Wunsch-Location noch reservieren und mieten zu können. Wer zu spät mit der Planung beginnt, muss oftmals auf Ersatz-Örtlichkeiten zurückgreifen, welche weder zum Konzept des Events noch zum Unternehmen passen, und hat nicht einmal ausreichend Zeit um das Event-Design auf die neue Location zu optimieren. Die Veranstaltungen bleiben somit blass und in vielen Fällen oberflächlich.
 

FEHLER 2: MEHR PLANEN ALS ENTSCHEIDEN

Zumeist sind in Unternehmen mehrere Mitarbeiter für die Planung einer Veranstaltung verantwortlich. In wöchentlichen Team-Meetings werden die verschiedensten Vorschläge erörtert, diskutiert und wieder verworfen. Einer der häufigsten Fehler bei der Planung einer Veranstaltung liegt im fehlenden Entschlusswillen. Planen und überlegen ist schön, doch müssen viele Entscheidungen frühzeitig getroffen werden. Fehler bei der Veranstaltungsplanung können durch einen rigorosen Zwang zur Entscheidung einfacher vermieden werden. Setzen Sie feste Termine, bis zu welchen die verschiedenen Planungselemente entschieden werden müssen. Mit diesem Termindruck im Hintergrund lassen sich viele Entscheidungen schneller fällen.
 

FEHLER 3: DEN FALSCHEN VERANSTALTUNGSORT AUSWÄHLEN

Die meisten Fehler bei der Planung einer Veranstaltung finden bei der Wahl des Veranstaltungsortes statt. Denn der Veranstaltungsort muss nicht nur angenehm repräsentativ sein und dem Geschmack des Planenden gefallen, sondern sollte auch passend zum Event und vor allem zum Unternehmen gewählt werden. Auch das Thema und die Größe des Events spielen eine wichtige Rolle. Für eine Kindertheater-Aufführung, bei der 200 Besucher erwartet werden, würde man wahrscheinlich nicht die Staatsoper als Veranstaltungsort wählen. Häufiger Fehler hierbei: Die Location ist zu groß oder zu klein und passt vom gesamten Setting nicht zum Konzept des Events. Passen Event, Location und Gäste zueinander, haben Sie bereits die Grundlage zum Erfolg dieses Events gelegt und einen großen Fehler bei der Veranstaltungsplanung vermieden. Lesen Sie hierzu auch unseren Blogbeitrag "So finden Sie die optimale Location für Ihre Veranstaltung".
 

FEHLER 4: DAS EVENT-DESIGN NUR AN DEN EIGENEN VORSTELLUNGEN AUSRICHTEN

Ein weiterer Fehler bei der Planung einer Veranstaltung ist im Event-Design zu finden. Dieser Fehler unterläuft auch Profis recht häufig. Das Event-Design muss nicht Ihnen als Planer gefallen, sondern sich klar an den Gästen und an deren Erwartungshaltung ausrichten. Fehler in der Veranstaltungsplanung treten vor allem dann auf, wenn bei der Planung kein Bezug zu den Besuchern und Gästen genommen wird. Wer sich jedoch in die neutralen bis wohlwollenden Gäste hineinversetzt und sich fragt "Was wünschen diese sich von der Veranstaltung?", kann oftmals freier und effektiver planen. Diese Transferleistung bezogen auf den Erwartungshorizont ist nicht einfach, lohnt sich aber bei jeder Planung deutlich. Wenn Sie somit für Ihre Besucher planen und dadurch einen der häufigsten Fehler bei der Veranstaltungsplanung vermeiden, können Sie und vor allem das Event enorm profitieren.
 

FEHLER 5: OHNE AUSREICHENDE DATENBASIS PLANEN

Weitere Fehler bei der Planung einer Veranstaltung betreffen oftmals den Wert der eigenen Planungs-Erfahrungen. Man kann kein Event komplett gleich wie vergangene Events planen, da jede Veranstaltung individuell ist und sich vollkommen unterschiedlich entwickeln kann. Sie können die vorhandenen Erfahrungswerte nutzen, um beispielsweise die zu erwartende Zahl der Besucher zu bestimmen, sollten bei der Eventplanung eher auf Checklisten und somit harte Fakten setzen, als sich ausschließlich auf die eigene Erfahrung zu verlassen. Wenn Sie diesen Fehler bei der Planung einer Veranstaltung vermeiden, erarbeiten Sie sich die Werkzeuge, welche Ihnen auch bei späteren Planungen von Nutzen sein können. So können Sie auch in Zukunft häufigste Fehler bei der Veranstaltungsplanung vermeiden und alle Planungsbereiche auf einer festen Datenbasis kontrollieren.

Solch eine grundlegende Checkliste haben wir Ihnen zusammengestellt:

 

FEHLER 6: FEHLENDES EVENT-MARKETING

Fehler bei der Veranstaltungsplanung betreffen nicht nur das eigentliche Event und dessen Planung, sondern auch das notwendige Marketing. Denn kein Event ist ein absoluter Selbstläufer und füllt sich automatisch mit Besuchern. Auch Firmeninterne Events müssen beworben und den Mitarbeitern schmackhaft gemacht werden. Wenn Sie diesen Fehler bei der Planung einer Veranstaltung machen, kann es passieren, dass all Ihre Planung umsonst war, da die Zahl der Besucher bei weitem nicht den Erwartungen entspricht. Vermeiden Sie diesen Fehler bei der Planung einer Veranstaltung und machen Sie Werbung für Ihre Tagung oder Ihren Kongress. Ob über interne Netzwerke, das Internet, Flyer oder über andere Medien: Die Wahl der Marketing-Kanäle hängt immer von der Größe der Veranstaltung und der gewählten Zielgruppe ab. Häufigste Fehler bei der Veranstaltungsplanung: Fehlendes oder nicht zur Zielgruppe passendes Marketing.
 

FEHLER 7: DAS VERANSTALTUNGSPROGRAMM VERNACHLÄSSIGEN

Viele Planer stürzen sich mit Herzblut in die Eventplanung und vernachlässigen dennoch das Kernthema. Ein vermeidbarer Fehler bei der Planung einer Veranstaltung liegt vor allem darin, das eigentliche Programm zu vernachlässigen. Der häufigste Fehler bei der Veranstaltungsplanung ist die Annahme, dass Essen und Trinken in Kombination mit der passenden Location bereits ausreicht, um die Besucher zufrieden zu stellen. Kein schöner Fehler bei der Planung einer Veranstaltung. Denn die Besucher kommen vor allem wegen dem gebotenen Programm und den Programminhalten. Die Verköstigung beispielsweise ist nur ein wichtiges Beiwerk. Vermeiden Sie diesen Fehler bei der Planung der Veranstaltung und erstellen Sie ein umfassendes Programm mit einem echten Ablaufplan. Somit können Sie schneller reagieren und den Event-Besuchern ein passendes Angebot liefern.